INFORMACIÓN DISPONIBLE AL PÚBLICO

Esquemas de certificación

3i+g opera en base a tres documentos normativos principales, que cubren sus actividades de inspección y certificación, e incluyen los métodos y procedimientos de inspección/evaluación y los requisitos frente a los cuales se evalúan los productos y procesos de los clientes:

1. Directrices de la Marca de Calidad QUALANOD para el Anodizado del Aluminio en medio sulfúrico
2. Especificaciones concernientes a la Marca de Calidad QUALICOAT para los revestimientos por termolacado (líquido o polvo) del aluminio destinado a la arquitectura. Dentro de QUALICOAT hay una marca específica para los acabados decorativos denominada QUALIDECO, que cuenta con Especificaciones propias, así como una calificación especial para lacados QUALICOAT en ambientes marinos denominada SEASIDE.
3. Especificaciones concernientes a la Marca de Calidad QUALISTEELCOAT para el lacado del Acero en bruto con recubrimientos orgánicos o revestido de zinc con pinturas líquidas o en polvo.

Los esquemas de certificación anteriores también incluyen las reglas y los procedimientos para otorgar, mantener, ampliar o reducir el alcance de la certificación, o para suspender, retirar o denegar la certificación.

Procedimiento para la solicitud y concesión de las marcas de calidad *

Solicitud de certificación

El desencadenante del proceso de certificación es la Solicitud de Certificación, un formulario que se envía junto con este documento de información general y que debe cumplimentar la empresa interesada con toda la información necesaria de cada Marca de Calidad, para llevar a cabo el proceso de certificación de acuerdo con el esquema de certificación pertinente o para ampliar el alcance de la certificación.
Esta recopilación de información debe realizarse antes de completar y firmar el Acuerdo de prestación de servicios de inspección/certificación, en el que se recogen las responsabilidades de ambas partes.

Revisión de la solicitud de certificación

Una vez que el cliente ha cumplimentado y enviado a 3i+g la Solicitud de Certificación, la Comisión de Marcas de AEA llevará a cabo una revisión formal de la información obtenida.

Evaluación

Las disposiciones necesarias para las actividades de evaluación del proceso de certificación son gestionadas por 3i+g a través de un Plan de Inspecciones y Ensayos.
El Plan de Inspecciones y Ensayos establece los organismos y entidades asignados para realizar cada tarea de evaluación, los tipos de inspecciones y ensayos a realizar para cada Marca de Calidad y las fechas previstas para ello.
Los productos se evalúan frente a los requisitos cubiertos por el alcance de la certificación y otros requisitos especificados en el esquema de certificación. Los resultados de todas las actividades de evaluación realizadas deben documentarse antes de la revisión, en Informes de inspección y ensayos para la concesión de licencias.
Si se han detectado una o más no conformidades, se debe informar al cliente sobre ellas y se le debe proporcionar información con respecto a las labores de evaluación adicionales necesarias para verificar que las no conformidades se han corregido, en caso de estar interesado en continuar el proceso de certificación. Si el cliente está de acuerdo en completar las labores de evaluación adicionales, el proceso especificado en el presente apartado se debe repetir para completar las tareas de evaluación adicionales.

Revisión

Por regla general, el Director General y Responsable Técnico de 3i+g, en el marco del Comité Permanente de la Comisión de Marcas de la AEA, será el encargado de revisar toda la información y los resultados relacionados con la evaluación, aunque podrá asignar esta labor a una o más personas, siempre y cuando no hayan estado involucradas en el proceso de evaluación.
Las recomendaciones para una decisión sobre la certificación con base en la revisión se incluirán en el propio Informe de inspección, identificando la persona responsable.

Decisión de certificación

El Director General de 3i+g es el encargado de tomar la decisión de certificación en primera instancia, basada en toda la información relacionada con la evaluación, su revisión y toda otra información pertinente.
No obstante, dicha decisión debe ser refrendada por la Comisión de Marcas de la Asociación Española del Aluminio y Tratamientos de Superficie (AEA), Licenciataria General en España de las Marcas de calidad, y validada en última instancia por las Organizaciones QUALANOD, QUALICOAT o QUIALISTEELCOAT INTERNACIONAL, encargadas de conceder sus respectivas Marcas de Calidad y de emitir los correspondientes certificados.
Cuando la decisión sea no otorgar la certificación, 3i+g se lo notificará al cliente por escrito en nombre de la AEA, identificando las razones para tal decisión. Si el cliente expresa interés en continuar con la certificación, el proceso para la evaluación deberá reanudarse.

Documentación de certificación

Una vez concedida la Marca de Calidad y emitido el Certificado de Licencia por parte de QUALANOD, QUALICOAT o QUALISTEELCOAT INTERNACIONAL, 3i+g proporcionará al cliente la documentación formal de la certificación, en nombre de la AEA, en la que se indicará claramente el nombre y la dirección del organismo de certificación, la fecha en que se otorga la certificación, el nombre y la dirección del cliente, el alcance de la certificación y el plazo de vigencia o fecha de expiración de la certificación.
La documentación formal de la certificación también incluirá la firma de las personas que tienen asignada tal responsabilidad.

Directorio de productos certificados

3i+g dispone de una Base de datos de inspecciones y certificaciones, en la que mantiene información sobre los productos certificados, los informes de inspección y evaluación de la conformidad emitidos y los certificados de licencia otorgados, así como registro de las revisiones, recomendaciones, observaciones y no conformidades, y las correcciones o adiciones posteriores a la emisión de un informe o certificado.
La información que es necesario publicar o poner a disposición (a través de publicaciones, medios electrónicos u otros medios) se presenta a través de la página web de la AEA (www.asoc-aluminio.es). Como mínimo, 3i+g suministrará información, según solicitud, acerca de la validez de una certificación determinada.

Vigilancia

Tras la concesión de una Marca de Calidad a un cliente, 3i+g junto con las Entidades de Inspección y los Laboratorios de Ensayo iniciarán la vigilancia de los productos y procesos cubiertos por la decisión de la certificación, de acuerdo con los criterios y la metodología definidos en cada esquema de certificación. También vigilarán periódicamente el uso de las Marcas de Calidad sobre los productos, embalajes, o la información que los acompaña, para asegurar la validez continua de la demostración del cumplimiento de los requisitos del producto.

Cambios que afectan a la certificación

Por regla general, a principios de cada año las Organizaciones QUALANOD, QUALICOAT Y QUALISTEELCOAT INTERNACIONAL publican una edición revisada de sus respectivas Directrices y Especificaciones. Dichas Directrices y Especificaciones pueden ser completadas o modificadas mediante hojas de actualización que recogen e incorporan decisiones y cambios, a la espera de una nueva edición. Estas hojas numeradas recogerán el objeto, fecha y descripción de la resolución e incluirán la fecha de aplicación.
La versión oficial en inglés de Las Directrices y Especificaciones, y de sus correspondientes hojas de actualización, son publicadas en la página web de cada Organización ( www.qualanod.net, www.qualicoat.net y www.qualisteelcoat.net ) y se comunican a los Licenciatarios generales de cada país.
La versión en español de Las Directrices y Especificaciones, y de las hojas de actualización, se publican en la página web de la AEA (www.asoc-aluminio.es) y se comunican a todos los clientes que tengan licencia de uso de alguna de las Marcas de Calidad.
Cuando se introducen requisitos nuevos o revisados en los esquemas que afectan al cliente, la Secretaría de AEA comunica estos cambios a todas las empresas españolas que cuentan con licencia de uso de las Marcas de Calidad y se encarga de verificar la implementación de los cambios por parte de las empresas certificadas y de emprender las acciones requeridas por cada esquema. Cuando sea necesario para asegurarse de la implementación de estos requisitos, la AEA podrá modificar las disposiciones contractuales.
Cuando se producen otros cambios que afectan a la certificación, como por ejemplo los cambios iniciados por las empresas certificadas después de haber establecido la certificación, la Comisión de Marcas de AEA los tiene en consideración y decide sobre la acción adecuada.

Procedimiento para el tratamiento de quejas y apelaciones

Recepción y registro

Siempre que un cliente quiera formular una queja o apelación relacionada con un documento o un servicio de inspección/certificación proporcionado por 3i+g, deberá cumplimentar el Formulario para quejas y apelaciones disponible en Formulario_para_quejas_y_apelaciones_(DP-FQA_Ed.1.00).doc y enviarlo a la dirección de correo calidad@asoc-aluminio.es. Dicho formulario establece toda la información necesaria: fecha de emisión; datos identificativos y de contacto de la persona notificante; nombre de la entidad, compañía u organización en cuyo nombre o representación legal actúa; código o referencia del informe, certificado, contrato o servicio relacionado con la queja o apelación; descripción de los hechos, razones, argumentos y consideraciones que la motivan; acciones solicitadas; y descripción de los anexos aportados.

Inmediatamente después de recibir una queja o una apelación, el personal del Área de Gestión de la Certificación encargado de atender el buzón de quejas y apelaciones, se ocupará de:

1. Registrar toda la información recibida en la aplicación de gestión de incidencias, en la que quedará identificada por un número asignado automáticamente.
2. Reenviar al Director de Operaciones y Calidad toda la información recibida, para confirmar si la queja o la apelación está relacionada con las actividades de inspección/certificación de las cuales es responsable.
3. Enviar acuse de recibo al cliente, vía e-mail, confirmándole la recepción y registro de la queja o apelación, así como el inicio del proceso de resolución.

Desde este momento, toda la información aportada por el cliente, y en particular los datos de carácter personal, serán tratados por 3i+g de manera que quede garantizada su confidencialidad.

Validación

El Director de Operaciones y Calidad, apoyado por personal interno de 3i+g y por la Comisión de Marcas de AEA, se encargará de confirmar si la queja o la apelación está relacionada con las actividades de inspección/certificación de las cuales es responsable y, si es así, de reunir y verificar toda la información necesaria para validar la queja o apelación.

Cuando la queja o apelación se considere improcedente, se debe informar al cliente acerca de la decisión y las razones que la han motivado, así como de los posibles cauces e instancias a los que recurrir, en su caso.

Investigación y decisión sobre las acciones a tomar

Una vez validada una queja o apelación, el Director de Operaciones y Calidad pondrá en marcha una investigación junto con los responsables de las áreas implicadas, a fin de resolverla y decidir el tipo de acciones a tomar.

La decisión que resuelve la queja o apelación, y que posteriormente se comunicará a quien la haya presentado, debe tomarse, revisarse y aprobarse por personas que no hayan participado en las actividades de inspección o certificación que dieron origen a la queja o apelación. Las investigaciones y decisiones relativas a las apelaciones no deben dar lugar a ninguna acción discriminatoria.

Los requisitos para determinar e implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias, así como para registrar sus resultados y revisar su eficacia, se definen en el procedimiento de Gestión de acciones correctivas y preventivas.

Para asegurar que no existe conflicto de intereses, 3i+g nunca utilizará personal que ha proporcionado consultoría a un cliente, o ha sido empleado de un cliente, para revisar ni aprobar la resolución de una queja o una apelación relacionada con dicho cliente durante los dos años siguientes a la terminación de la consultoría o el empleo.

Respuesta

La autoridad y responsabilidad general para dar respuesta formal a todas las quejas y apelaciones recae en el Director de Operaciones y Calidad, con independencia de las personas y comités que hayan participado en el tratamiento y resolución de dichas quejas y apelaciones.

El Área de Gestión de la Certificación facilitará a quien presente la queja o apelación los informes del progreso y del resultado del tratamiento de la queja o apelación, firmados por el Director de Operaciones y Calidad.

Seguimiento y registro de las acciones tomadas para resolverlas

Toda la información relevante relacionada con la queja o apelación (acciones correctivas tomadas o previstas, áreas implicadas, recursos necesarios, fecha de resolución, etc.) debe ser trasladada al Director de Operaciones y Calidad y registrada en la aplicación de gestión, para realizar un correcto seguimiento y asegurarse de que se toman las acciones apropiadas.

La finalización del proceso de tratamiento de la queja o apelación será comunicada formalmente a quien la presentó, junto con el resultado del proceso de reclamación.